Was der CFO wissen will: Wie HR den ROI einer Schritte-Challenge in Zahlen ausdrückt – und welche Kennzahlen Entscheider wirklich überzeugen

Der CFO stellt selten Fragen, die einfach zu beantworten sind. "Was kostet uns das – und was bringt es uns?" klingt nach einer simplen Gegenfrage. Aber wenn HR-Verantwortliche diese Antwort nicht in Zahlen liefern können, hat die beste Corporate-Wellness-Initiative ein ernstes Problem: Sie bleibt ein Nice-to-have, das beim nächsten Budgetgespräch gestrichen wird. Dabei ist der Return on Investment einer Schritte-Challenge längst kein weiches Thema mehr. Wer die richtigen Kennzahlen kennt und weiß, wie man sie aufbereitet, kann jeden Entscheider überzeugen.

Warum HR die Sprache des CFO lernen muss

In der Praxis zeigt sich immer wieder das gleiche Muster: HR präsentiert Wellnessinitiativen mit Begriffen wie "Wohlbefinden", "Teamspirit" und "Unternehmenskultur" – und der Finanzchef nickt höflich, bevor er das Budget kürzt. Das liegt nicht daran, dass diese Werte keine Rolle spielen. Es liegt daran, dass sie in der Sprache der Finanzabteilung keine Rolle spielen dürfen, solange sie nicht übersetzt werden.

Der CFO denkt in Kostenblöcken, Renditen und Risikovermeidung. Wer eine Schritte-Challenge intern verkaufen will, muss genau dort ansetzen. Das bedeutet: Fehlzeiten in Euro ausdrücken, Produktivitätsverluste quantifizieren, Fluktuationskosten benennen. Und genau das ist möglich – mit verlässlichen Daten und einer klaren Argumentationsstruktur. Die gute Nachricht: Die wissenschaftliche Basis dafür ist solider als viele HR-Verantwortliche vermuten.

Die härteste Kennzahl: Was ein Fehltag das Unternehmen wirklich kostet

Beginnen wir mit der Zahl, die in keinem CFO-Gespräch fehlen darf. Laut einer Berechnung der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) kostet ein krankheitsbedingter Ausfalltag einen deutschen Arbeitgeber im Durchschnitt rund 400 Euro – wenn man Lohnfortzahlung, Vertretungskosten, entgangene Produktion und Verwaltungsaufwand einrechnet. Bei einem Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden und einem Krankenstand von 6 % – was in etwa dem deutschen Durchschnitt laut DAK-Gesundheitsreport 2024 entspricht – summiert sich das auf etwa 876.000 Euro pro Jahr.

Jetzt kommt der entscheidende Hebel: Körperliche Inaktivität ist einer der stärksten Treiber von Muskel-Skelett-Erkrankungen, kardiovaskulären Beschwerden und psychischen Störungen – den drei häufigsten Ursachen für Fehlzeiten. Eine Studie der Universität Harvard (Choi et al., 2010) zeigte, dass körperlich aktive Mitarbeitende im Durchschnitt 27 % weniger Fehltage verzeichnen als inaktive Kollegen. Selbst wenn eine Schritte-Challenge diesen Wert nur zu einem Bruchteil realisiert, ist das Einsparpotenzial enorm. HR sollte diesen Rechenweg konsequent durchführen und dem CFO als konservative Schätzung präsentieren – nicht als Versprechen, sondern als plausibles Szenario.

Präsentismus: Der unsichtbare Kostenfaktor, den kaum jemand auf dem Schirm hat

Noch teurer als Fehlzeiten ist ein Phänomen, das deutlich schwieriger zu messen ist: Präsentismus. Gemeint sind Mitarbeitende, die körperlich anwesend, aber geistig und leistungsmäßig weit unter ihrem Potenzial arbeiten – wegen Schmerzen, Erschöpfung oder mangelndem Wohlbefinden. Das Institut für Gesundheit und Sozialforschung (IGES) schätzt, dass Präsentismus in deutschen Unternehmen volkswirtschaftliche Kosten von bis zu 30 Milliarden Euro jährlich verursacht.

Für den CFO bedeutet das: Ein Mitarbeiter, der täglich mit Rückenschmerzen am Schreibtisch sitzt und auf 60 % seiner Leistungsfähigkeit läuft, ist teurer als ein Ausfalltag. Eine Schritte-Challenge wirkt genau an dieser Stellschraube – nicht dramatisch und sofort, sondern kontinuierlich und messbar. Bewegung am Arbeitsplatz senkt nachweislich das Schmerzempfinden bei Muskel-Skelett-Beschwerden (Geneen et al., The Cochrane Database, 2017) und verbessert die kognitive Leistungsfähigkeit, was sich direkt auf Konzentration und Entscheidungsqualität auswirkt. Wenn HR das in ein simples Modell überträgt – "5 % mehr Tagesleistung bei 30 % der Belegschaft bedeuten X Euro an zusätzlicher Wertschöpfung" – wird aus einem Soft-Argument ein hartes Geschäftsmodell.

Fluktuation bepreisen: Der ROI, den HR am häufigsten unterschätzt

Viele HR-Abteilungen denken beim ROI von Gesundheitsprogrammen zuerst an Krankenstand. Dabei liegt der möglicherweise noch stärkere Hebel woanders: bei der Mitarbeiterbindung. Laut einer Studie von Gallup (State of the Global Workplace, 2023) sind Mitarbeitende, die sich in ihrem Unternehmen wohlfühlen und sich durch ihren Arbeitgeber wertgeschätzt fühlen, 51 % seltener auf der Suche nach einem neuen Job. Eine Schritte-Challenge ist zwar kein Allheilmittel, aber ein konkretes, sichtbares Signal: "Wir investieren in euch."

Die Fluktuationskosten lassen sich präzise berechnen. Eine häufig zitierte Faustregel besagt, dass der Verlust einer Fachkraft das Unternehmen zwischen 50 % und 200 % des Jahresgehalts kostet – wenn man Recruiting, Onboarding, Einarbeitungszeit und den temporären Produktivitätsverlust einrechnet. HR sollte diese Zahl auf die eigene Fluktuationsrate anwenden und dem CFO zeigen, was eine Reduktion von nur zwei Abgängen pro Jahr einsparen würde. Anschließend die Kosten einer Schritte-Challenge dagegenstellen – der Kontrast ist oft verblüffend eindeutig.

Welche KPIs HR konkret tracken und reporten sollte

Ein ROI-Argument ist nur so stark wie die Datenbasis dahinter. HR-Verantwortliche, die eine Schritte-Challenge einführen und deren Wirkung belegen wollen, sollten mindestens drei Kennzahlen vor, während und nach der Challenge erheben: erstens den Krankenstand in Prozent (aufgeteilt nach Abteilung oder Team, nicht nur gesamtbetrieblich), zweitens Engagement-Scores aus regelmäßigen Mitarbeiterbefragungen und drittens die Fluktuationsrate im Jahresvergleich. Diese drei Werte decken die relevantesten Kostentreiber ab und lassen sich mit vertretbarem Aufwand ermitteln.

Zusätzlich empfiehlt es sich, Teilnahmequote und Aktivitätsniveau während der Challenge selbst zu dokumentieren. Plattformen wie instingo liefern entsprechende Daten automatisch – Tagesschritte, Teamrankings, Streaks – und machen es HR leicht, die Intensität der Teilnahme zu belegen. Denn ein CFO, der sieht, dass 78 % der Belegschaft über vier Wochen täglich aktiv waren, versteht: Das ist kein Wellness-Gag, das ist ein Engagement-Instrument. Wer dann noch zeigen kann, dass in den sechs Monaten nach der Challenge die Krankenquote um 0,8 Prozentpunkte gesunken ist, hat eine Geschichte, die sich in Zahlen erzählt.

Das Kosten-Nutzen-Verhältnis: Was die Forschung sagt

Eine der meistzitierten Studien zum ROI von Corporate-Wellness-Programmen stammt von Katherine Baicker, David Cutler und Zirui Song (Health Affairs, 2010). Ihre Metaanalyse zeigt, dass Unternehmen, die in betriebliche Gesundheitsförderung investieren, im Durchschnitt einen Return von 3,27 Dollar pro investiertem Dollar durch reduzierte Krankenkosten erzielen – und weitere 2,73 Dollar durch niedrigere Fehlzeiten. Das ergibt einen kombinierten ROI von rund 6 Dollar auf jeden eingesetzten Dollar. Neuere Untersuchungen (RAND Corporation, 2015) zeigen differenziertere Ergebnisse und betonen, dass vor allem Programme mit hoher Beteiligung und klaren Zielparametern den stärksten Effekt erzielen.

Genau hier liegt der strukturelle Vorteil einer Schritte-Challenge gegenüber vielen anderen Gesundheitsmaßnahmen: Die Beteiligung ist hoch, weil das Format niedrigschwellig ist. Es braucht keine Sportschuhe, keine Mitgliedschaft, kein besonderes Vorwissen. Mitarbeitende aus allen Abteilungen, mit unterschiedlichen Fitnesslevels und variierender Infrastruktur können mitmachen. Das erhöht die Reichweite – und damit die Wirksamkeit. Wer dem CFO sagt, dass die Beteiligungsquote beim letzten Team-Event 40 % war und bei der Schritte-Challenge 82 %, hat damit bereits ein starkes Argument geliefert.

Jetzt selbst loslegen: Starten Sie Ihre Schritte-Challenge mit instingo

Sie haben die Zahlen, Sie haben die Argumente – jetzt fehlt nur noch die richtige Plattform. instingo macht es HR-Verantwortlichen so einfach wie möglich, eine professionelle Schritte-Challenge im Unternehmen zu starten: von der Einrichtung der Teams über die automatische Schrittzählung bis hin zum Live-Ranking, das Mitarbeitermotivation und Teamzusammenhalt spürbar steigert. Die Plattform lässt sich ohne technisches Vorwissen einrichten, funktioniert für Remote-Teams genauso wie für Bürobelegschaften und liefert die Auswertungsdaten, die HR für den nächsten CFO-Termin braucht.

Unternehmen, die bereits mit instingo gearbeitet haben, berichten von Teilnahmequoten von über 80 %, spürbar mehr Kommunikation zwischen Abteilungen und einer Stimmung, die weit über die Challenge-Laufzeit hinauswirkt. Das ist kein Zufall – es ist das Ergebnis eines Formats, das Menschen dort abholt, wo sie sind: im Alltag, mit einem Smartphone in der Tasche und dem Wunsch, sich zugehörig zu fühlen.

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