600 Euro BGM-Freibetrag, den die meisten Unternehmen verschenken: Wie HR-Verantwortliche mit einer Schritte-Challenge den steuerfreien Gesundheitszuschuss sinnvoll ausschöpfen

600 Euro pro Kopf und Jahr – steuerfrei, zweckgebunden und meistens ungenutzt

Seit 2008 gilt der steuerliche Freibetrag für betriebliche Gesundheitsförderung nach § 3 Nr. 34 EStG. Zunächst bei 500 Euro gedeckelt, wurde er 2020 auf 600 Euro angehoben – pro Mitarbeitenden und Kalenderjahr. Wer also 200 Beschäftigte hat, darf bis zu 120.000 Euro im Jahr steuer- und sozialabgabenfrei in die Gesundheit seiner Belegschaft investieren. Klingt nach einer klaren Rechnung. Und trotzdem zeigt die Praxis ein ernüchterndes Bild: Laut einer Befragung des Instituts für Betriebliche Gesundheitsberatung (IBGF) aus 2023 schöpfen weniger als 30 Prozent der deutschen Unternehmen diesen Freibetrag vollständig aus. Der Rest lässt schlicht Geld auf dem Tisch liegen – oder genauer gesagt: beim Finanzamt.

Was steckt hinter dieser Lücke? Oft keine böse Absicht, sondern schlicht Unkenntnis über die Voraussetzungen – und mangelnde Ideen, welche Maßnahmen überhaupt förderfähig sind. Eine Schritte-Challenge ist eine davon. Und zwar eine, die sich in der Praxis als besonders wirksam, skalierbar und mitarbeiternah erwiesen hat.

Was der Freibetrag wirklich bedeutet – und welche Bedingungen gelten

Der BGM-Freibetrag nach § 3 Nr. 34 EStG greift nicht für beliebige Gesundheitsausgaben. Entscheidend ist, dass die geförderte Maßnahme „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn" gewährt wird und den Anforderungen der §§ 20 und 20a SGB V entspricht. Das bedeutet: Die Maßnahme muss anerkannte Ziele der Primärprävention verfolgen – etwa Bewegungsförderung, Stressreduktion oder Ernährungsverbesserung. Ein Obstkorb im Büro fällt nicht darunter. Ein vergünstigtes Fitnessstudio-Abo nur unter bestimmten Umständen. Eine strukturierte, zertifizierungskonform aufgesetzte Bewegungsmaßnahme hingegen sehr wohl.

Wichtig für HR-Verantwortliche: Der Freibetrag gilt pro Kopf, nicht pro Maßnahme. Das bedeutet, wer eine Schritte-Challenge mit 80 Mitarbeitenden durchführt und dabei beispielsweise Teilnahmegebühren, Prämien oder begleitende Gesundheitsleistungen finanziert, kann das anteilig innerhalb des 600-Euro-Rahmens versteuert abwickeln – oder eben gar nicht, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Die steuerliche Gestaltung sollte in jedem Fall mit dem Steuerberater oder der Lohnbuchhaltung abgestimmt werden. Das grundsätzliche Potenzial aber ist real und konkret berechenbar.

Warum eine Schritte-Challenge zu den cleversten Fördermöglichkeiten gehört

Bewegungsförderung ist einer der Kernbereiche, den das Präventionsgesetz und die GKV-Präventionsleitlinien ausdrücklich adressieren. Eine betriebliche Schritte-Challenge, die auf nachgewiesenen Bewegungsprinzipien basiert und einen strukturierten Rahmen bietet, erfüllt diese Anforderungen – und hat gegenüber vielen anderen Maßnahmen einen entscheidenden Vorteil: Sie funktioniert für nahezu alle Mitarbeitenden, unabhängig von Fitnesslevel, Standort oder Abteilung.

Das ist kein Detail, sondern ein strategischer Punkt. Viele BGM-Maßnahmen erreichen nur Teile der Belegschaft: Das Yoga-Angebot spricht die eine Hälfte an, der Rückenkurs die andere. Wer im Homeoffice sitzt, nimmt am Betriebssport nicht teil. Wer auf Montage ist, hat keine Zeit für den Kurs am Dienstagabend. Eine Schritte-Challenge hingegen ist mobil, niedrigschwellig und über eine App zugänglich – egal ob Schreibtisch, Außendienst oder Produktionshalle. Die WHO empfiehlt für Erwachsene mindestens 150 Minuten moderate körperliche Aktivität pro Woche; eine vier- bis sechswöchige Schritte-Challenge mit klarem Tagesziel ist ein erprobter Weg, genau diese Aktivität sichtbar zu machen und im Alltag zu verankern.

Wie HR den Freibetrag konkret einsetzen kann – drei Praxisszenarien

In der Praxis zeigen sich drei Wege, wie Unternehmen den 600-Euro-Rahmen durch eine Schritte-Challenge sinnvoll nutzen. Szenario 1: Teilnahmegebühren als Sachbezug. Das Unternehmen übernimmt die Kosten für eine digitale Challenge-Plattform und weist die anteiligen Kosten pro Mitarbeitenden im Rahmen des Freibetrags ab. Bei entsprechender Ausgestaltung bleibt dieser Zuschuss sozialabgaben- und steuerfrei – ein echter Nettovorteil, den Mitarbeitende auch dann spüren, wenn kein höheres Bruttogehalt ausgewiesen wird.

Szenario 2: Prämien für Bewegungsziele. Unternehmen, die besonders aktive Teams oder individuelle Leistungen belohnen möchten, können Prämien bis zur Freibetragsgrenze steueroptimiert gestalten. Eine Gutscheinkarte für Sportartikel, ein Zuschuss zum Sportkurs oder eine Wellness-Einheit – all das lässt sich im Rahmen des Freibetrags organisieren, wenn der Zusammenhang zur betrieblichen Gesundheitsmaßnahme dokumentiert ist. Szenario 3: Kombinierte BGM-Maßnahmen. Die Schritte-Challenge bildet den zentralen Kern, ergänzt durch Ernährungsberatung oder Stressmanagement-Workshops – so wird der Freibetrag auf mehrere Bausteine verteilt, die gemeinsam einen ganzheitlichen Gesundheitsansatz ergeben. Viele HR-Verantwortliche berichten, dass dieser kombinierte Ansatz auch intern leichter genehmigt wird, weil er professioneller wirkt als Einzelmaßnahmen.

Was eine Schritte-Challenge jenseits des Steuervorteils leistet

Den BGM-Freibetrag auszuschöpfen ist ein gutes Argument für den Controlling-Tisch. Aber die eigentliche Wirkung einer Schritte-Challenge geht weit darüber hinaus. Eine Metaanalyse aus dem Fachjournal Journal of Occupational and Environmental Medicine (Conn et al.) belegt, dass betriebliche Bewegungsprogramme den Krankenstand im Schnitt um 6 bis 32 Prozent senken können – abhängig von Dauer, Intensität und Einbettung in die Unternehmenskultur. Das Statistische Bundesamt beziffert die durchschnittlichen Kosten eines Krankheitstages (direkte und indirekte Kosten zusammen) auf über 400 Euro pro Mitarbeitenden. Die Rechnung, die sich daraus ergibt, ist überzeugend.

Dazu kommt der soziale Effekt: Wenn Teams gemeinsam Schritte zählen, entstehen Verbindungen, die im normalen Arbeitsalltag so nicht entstehen würden. Der Kollege aus der Buchhaltung, den man sonst nur per E-Mail kennt, wird plötzlich zum Teammitglied mit einem konkreten gemeinsamen Ziel. Gallup misst seit Jahren, dass Mitarbeitende mit einer engen Freundschaft im Job eine um 43 Prozent höhere Produktivität aufweisen als solche ohne. Eine Schritte-Challenge ist ein niedrigschwelliger, spielerischer Weg, genau diese Verbindungen zu schaffen – ohne Zwang, ohne Teambuilding-Budget in Kartbahn-Höhe.

Best Practices für HR: So starten Sie richtig

Wer eine Schritte-Challenge plant, sollte einige organisatorische Punkte von Beginn an durchdenken. Erstens: Früh kommunizieren. Je mehr Vorlauf Mitarbeitende haben, desto höher die Teilnahmequote. Zwei bis drei Wochen Ankündigung mit regelmäßigen Erinnerungen sind ideal. Zweitens: Die Führungsebene einbinden. Wenn Abteilungsleiterinnen und Geschäftsführer sichtbar mitmachen, steigt die Beteiligung erfahrungsgemäß signifikant – nicht weil Druck entsteht, sondern weil das Signal klar ist: Das ist kein HR-Projekt, das ist unser gemeinsames Ding.

Drittens: Teams klug zusammensetzen. Abteilungsübergreifende Teams fördern den Austausch zwischen Bereichen, die sich sonst kaum begegnen. Das ist für den Teamzusammenhalt oft wertvoller als das reine Bewegungsziel. Viertens: Wertung und Fairness klären. Nicht alle Mitarbeitenden können täglich 10.000 Schritte gehen – wer in Teilzeit arbeitet oder körperlich eingeschränkt ist, sollte nicht systematisch benachteiligt werden. Gute Plattformen bieten Summen- und Durchschnittswertungen sowie die Möglichkeit, andere Aktivitäten umzurechnen. Fünftens: Nach der Challenge nicht aufhören. Der nachhaltigste Effekt entsteht, wenn aus dem Event eine Gewohnheit wird – durch Folgechallenges, saisonale Aktionen oder eine kontinuierlich sichtbare Bewegungskultur im Unternehmen.

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Der 600-Euro-Freibetrag ist kein theoretisches Konstrukt für große Konzerne. Er ist ein konkretes, rechtlich gesichertes Instrument, das Unternehmen jeder Größe nutzen können – und das bis heute von der Mehrheit ignoriert wird. Eine Schritte-Challenge ist eine der zugänglichsten, wirksamsten und mitarbeiternächsten Maßnahmen, um diesen Rahmen auszufüllen. Sie verbindet steuerliche Effizienz mit echtem Gesundheitsnutzen, stärkt den Teamzusammenhalt und liefert HR messbare Ergebnisse.

instingo bietet Unternehmen genau die Infrastruktur, die dafür nötig ist: eine einfach bedienbare Plattform, automatisierte Teamwertungen, eine motivierende Chat-Funktion und alles, was eine Challenge braucht, damit sie nicht nach einer Woche einschläft. Von kleinen Teams bis hin zu Belegschaften in der Größenordnung globaler Konzerne – instingo ist so aufgebaut, dass HR den Aufwand minimal und die Wirkung maximal hält.

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